Qu’est-ce qu’un entretien de présélection ? Guide complet 2024

Le processus de recrutement est une phase critique pour les organisations qui souhaitent intégrer des nouveaux talents au sein de leur entreprises. L’entretien de présélection est au cœur de ce processus. Il s’agit d’une étape essentielle destinée à optimiser la sélection des candidats et à améliorer l’efficacité des stratégies de recrutement.

Qu’est-ce qu’un entretien de présélection ?

Un entretien de présélection est la première étape du processus de recrutement. Il sert de filtre pour identifier les candidats qui répondent aux exigences de base du poste.

Il s’agit généralement d’une brève conversation, soit par téléphone ou encore par chat vidéo. 

L’objectif premier est d’évaluer les qualifications du candidat, de mesurer son intérêt pour le poste et de déterminer si ses attentes salariales correspondent à ce que propose l’entreprise.

Quel est l’objectif de l’entretien de présélection ?

L’objectif de l’entretien de présélection réside dans sa capacité à passer au crible le bassin de candidats, en identifiant les personnes dont les qualifications, l’expérience et les aspirations correspondent aux exigences du poste et à la culture de l’entreprise, avant de se lancer dans des entretiens plus approfondis.

En menant des entretiens de présélection, les entreprises sont en mesure de :

1. Examiner les candidatures de manière efficace, en veillant à ce que seuls les candidats adéquats soient retenus.
2. Évaluer le niveau d’intérêt initial et la compatibilité, tant du point de vue de l’employeur que de celui du candidat.
3. économiser du temps et des ressources en réduisant le nombre d’entretiens complets nécessaires.

Ces discussions préliminaires ouvrent la voie à une embauche plus fructueuse en concentrant les efforts sur une liste affinée de candidats potentiels. La présélection ne consiste pas seulement à filtrer les candidats ; il s’agit de créer les bases d’un engagement significatif qui peut déboucher sur des relations de travail à long terme.

En quoi les entretiens de présélection diffèrent-ils des entretiens traditionnels ?

Les entretiens de présélection se distinguent des entretiens traditionnels à plusieurs égards :

1. Longueur et profondeur : Ils sont généralement plus courts et moins complets, se concentrant sur les critères essentiels plutôt que sur une analyse approfondie de l’expérience et des compétences du candidat.
2. Format : Ils se déroulent souvent à distance plutôt qu’en personne, ce qui permet aux recruteurs de présélectionner efficacement un plus grand nombre de candidats.
3. Objectif : vérifier les qualifications de base avant d’investir du temps et des ressources dans des phases d’entretien plus intensives.

Qu’est-ce que le processus d’un entretien de présélection ?

Un entretien de présélection typique se déroule selon les étapes suivantes :

1. Introduction

• Contacter les candidats qui semblent correspondre aux exigences du poste sur la base de leur dossier de candidature.
• Fixer une date qui convienne aux deux parties pour l’entretien de présélection.

2. Préparation

• Examinez à l’avance le CV du candidat(e), sa lettre de motivation et tout autre document fourni.
• Établissez une liste de questions standardisées en rapport avec les exigences essentielles du poste.

3. Conduite de l’entretien

• Commencez par vous présenter et expliquer l’objet de l’appel.
• Posez des questions sur votre expérience professionnelle en rapport avec le poste à pourvoir.
• Demandez quels sont les objectifs de développement professionnel afin de vous assurer qu’ils correspondent à la carrière du candidat.
• Discutez des attentes salariales dès le début pour vous assurer qu’elles correspondent aux paramètres de l’entreprise.
• Évaluez les compétences en matière de communication et le professionnalisme général tout au long de la conversation.

4. Conclusion

• Invitez les candidats à poser des questions sur le poste ou l’entreprise.
• Expliquez clairement les prochaines étapes, qu’il s’agisse de les faire passer à un entretien formel ou de les informer de la date à laquelle ils peuvent s’attendre à recevoir d’autres communications.

5. Documentation et évaluation

• Prenez des notes pendant l’entretien pour vous y référer ultérieurement.
• Notez les réponses sur la base de critères prédéterminés pour une évaluation objective.

6. Suivi

•  Informez rapidement les candidats de leur situation, qu’il s’agisse d’avancer ou non.

Il est important que les recruteurs fassent preuve de professionnalisme tout au long de ce processus, car cette étape donne le ton de la perception que le candidat a de l’entreprise. En outre, une communication claire permet de gérer les attentes des deux parties et d’établir la confiance dès le début de la relation entre l’employeur potentiel et l’employé.

En adhérant étroitement à cette approche structurée lors des entretiens de présélection, les entreprises peuvent rationaliser efficacement leur processus d’embauche tout en améliorant l’expérience des candidats. À l’avenir, les entreprises qui intègrent ces stratégies seront bien équipées pour identifier efficacement les meilleurs talents.

Avantages des entretiens de présélection dans votre stratégie de recrutement

Lorsque vous intégrez les entretiens de présélection à votre protocole d’embauche, vous ouvrez la porte à une multitude d’avantages qui améliorent l’expérience de recrutement à la fois pour votre équipe et pour les candidats potentiels. Un examen plus approfondi de ces avantages révèle comment ils se traduisent par des résultats qui soutiennent les objectifs généraux de votre stratégie d’embauche.

Efficacité accrue et gain de temps

Rationalisation du pool de candidats : en posant des questions pertinentes dès le départ, les recruteurs peuvent rapidement déterminer quels candidats possèdent les qualifications de base pour un poste. Ce filtrage initial permet d’économiser des heures qui seraient autrement consacrées à l’examen d’innombrables CV.

Accélération du processus d’embauche : Avec moins de candidats à examiner après la présélection, vous pouvez passer plus rapidement aux étapes suivantes. Cette accélération est cruciale sur le marché du travail compétitif d’aujourd’hui, où les meilleurs talents envisagent souvent plusieurs offres.

Entretiens individuels ciblés : Lorsque seuls les candidats les plus prometteurs passent à l’étape de l’entretien en personne, les entretiens deviennent plus productifs. Les discussions peuvent être approfondies et porter sur des points précis plutôt que sur les qualifications de base.

Amélioration de la qualité et de l’adéquation des candidats

Alignement sur les exigences du poste : Les entretiens de présélection permettent de vérifier que l’expérience et les compétences d’un candidat correspondent aux exigences du poste. Cela permet de présélectionner les personnes qui ont le plus de chances de réussir dans le poste.

Évaluation de la compatibilité culturelle : Ces premières conversations peuvent également mettre en lumière les valeurs d’un candidat et déterminer si elles correspondent à la culture de votre entreprise. Une bonne adéquation culturelle est essentielle pour l’engagement et la fidélisation à long terme des employés.

Clarification des attentes du candidat : Cette étape est l’occasion de discuter des aspirations professionnelles des candidats et de leurs attentes à l’égard d’employeurs potentiels, en veillant à ce que leurs objectifs correspondent à ce que votre organisation propose.

Rentabilité grâce à l’évaluation initiale des candidats

Réduction des coûts de rotation : L’inadéquation des recrutements est coûteuse. La présélection réduit ce risque en éliminant d’emblée les candidats non qualifiés, ce qui peut permettre à l’entreprise d’économiser des coûts importants liés à la fluctuation du personnel.

Optimisation de l’allocation des ressources : Le temps de votre équipe RH est précieux. En concentrant leurs efforts sur les candidats les plus prometteurs, les ressources sont allouées efficacement, ce qui maximise le retour sur investissement des activités de recrutement.

Amélioration de la gestion du budget : Avec un processus rationalisé et un risque réduit d’inadéquation des recrutements, la gestion du budget devient plus prévisible et mieux contrôlée.

En adoptant les entretiens de présélection, les entreprises exploitent ces avantages pour favoriser une stratégie de recrutement solide. Il en résulte non seulement un processus de recrutement plus efficace, mais aussi une amélioration de la qualité des nouvelles recrues, ce qui favorise la réussite de l’organisation.

Les différents types d’entretiens de présélection que vous pouvez utiliser

Lorsque vous décidez d’intégrer des entretiens de présélection dans votre processus d’embauche, l’étape suivante consiste à déterminer le type d’entretien de présélection qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise. Examinons les trois types d’entretiens les plus courants : l’entretien de présélection par téléphone, l’entretien de présélection par vidéo et l’entretien de présélection par enquête en ligne.

Entretien de présélection par téléphone

L’entretien de présélection par téléphone est la méthode traditionnelle qui permet aux recruteurs d’avoir une brève conversation par téléphone avec le candidat. Cette approche présente plusieurs avantages :

Facilité : Les entretiens téléphoniques peuvent être programmés à un moment qui convient à la fois au recruteur et au candidat, ce qui réduit les conflits d’horaire.

Efficacité : Ils sont généralement plus courts que les entretiens en personne ou par vidéo, ce qui permet aux deux parties de gagner un temps précieux.

Rentable : Le recruteur et le candidat n’ont pas de frais de déplacement à supporter.

Toutefois, les entretiens téléphoniques comportent leurs propres difficultés :

Manque de repères visuels : Les recruteurs ne peuvent pas observer le langage corporel des candidats, ce qui donne souvent des indications précieuses sur leur confiance et leurs compétences en matière de communication.

Mauvaise communication potentielle : En l’absence d’aides visuelles, il peut y avoir des malentendus qui auraient pu être facilement clarifiés lors d’un entretien en face à face.

Entretien vidéo de présélection

Avec les progrès technologiques, les entretiens de présélection sur vidéo ont gagné en popularité. Ils offrent des avantages tels que

Signes visuels : Les entretiens vidéo permettent aux recruteurs d’observer le langage corporel et les signaux non verbaux des candidats.

Flexibilité : Ils peuvent être menés depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet stable, ce qui est pratique pour les candidats éloignés.

Cependant, ils présentent également certains inconvénients :

Difficultés techniques : Des connexions internet instables ou une mauvaise qualité audio/visuelle peuvent perturber le déroulement de l’entretien.

Non inclusif : Tous les candidats n’ont pas forcément accès à la technologie nécessaire, ce qui risque d’exclure un certain nombre de personnes talentueuses.

Entretien de présélection par enquête en ligne

Un entretien de présélection par enquête en ligne consiste à envoyer aux candidats une série de questions par l’intermédiaire d’une plateforme en ligne. Cette méthode présente des avantages tels que

Standardisation : Tous les candidats répondent aux mêmes questions, ce qui garantit un processus d’évaluation équitable et cohérent.

Gain de temps : Les recruteurs peuvent examiner les réponses à leur propre rythme et choisir de poursuivre avec les candidats qui répondent aux critères.

Toutefois, cette méthode présente également des limites :

Interaction limitée : L’absence d’interaction personnelle peut ne pas permettre une évaluation complète des compétences non techniques du candidat.

Faible taux de réponse : Les candidats peuvent négliger ou ignorer les enquêtes en ligne, ce qui entraîne un faible taux de participation.

L’intégration d’entretiens de présélection dans votre stratégie de recrutement nécessite de prendre en compte plusieurs facteurs. Il s’agit notamment du poste pour lequel vous recrutez, de la taille et des capacités de votre équipe de recrutement, de la culture de votre entreprise et des ressources disponibles.

N’oubliez pas qu’il n’existe pas d’approche unique en matière de recrutement. Il est donc essentiel d’évaluer en permanence vos stratégies de recrutement et de les adapter à l’évolution de vos besoins.

Meilleures pratiques pour mener un entretien de présélection efficace

Préparation de l’entretien de présélection

Un intervieweur bien préparé est un intervieweur efficace. Familiarisez-vous avec le CV, la candidature et la lettre de motivation du candidat avant l’entretien. Comprenez bien le rôle du poste et ses exigences.

Commencez par des questions standardisées

L’adoption de questions standardisées garantit l’équité et la cohérence entre tous les candidats. Elles mettent tous les candidats sur un pied d’égalité et éliminent tout risque de partialité de la part de l’intervieweur. Voici quelques exemples de questions standardisées que vous pouvez utiliser :

1.   Pouvez-vous décrire brièvement votre expérience professionnelle antérieure en rapport avec ce poste ?
2. Quels sont vos objectifs de développement professionnel ?
3. Comment gérez-vous les délais serrés et les priorités ?
4. Pourriez-vous nous faire part d’une réalisation professionnelle importante qui vous rend apte à occuper ce poste ?

Déroulement de l’entretien de présélection

Au cours de l’entretien, faites preuve de professionnalisme, il faut évidemment faire preuve de respect et écoutez attentivement les réponses du candidat.

1. Évaluer les qualités pertinentes pour le poste

Des emplois différents exigent des compétences et des qualités différentes. Adaptez vos questions de manière à ce qu’elles permettent d’évaluer les qualités propres à chaque poste. Par exemple :

Rôle de vendeur : Pouvez-vous nous faire part d’un objectif de vente ambitieux que vous aviez dans vos fonctions précédentes et nous dire comment vous l’avez atteint ?

Rôle technique : Pouvez-vous expliquer un projet complexe dans lequel vous avez utilisé vos compétences techniques pour résoudre un problème ?

Rôle de gestion : Pouvez-vous décrire une situation dans laquelle vos compétences en matière de leadership ont été mises à l’épreuve ? Comment l’avez-vous gérée ?

2. Importance d’une préparation adéquate et d’une évaluation structurée

La préparation ne se limite pas à la compréhension du rôle du poste ou à la préparation des questions. Elle implique également la mise en place d’un environnement propice à une discussion ouverte, en veillant à ce qu’il n’y ait pas d’interruptions ou de problèmes techniques, en particulier lors d’entretiens virtuels.

L’évaluation structurée consiste à noter systématiquement les réponses des candidats en vue d’un examen et d’une comparaison ultérieurs. Il peut s’agir d’un système de notation ou d’une liste de contrôle permettant d’évaluer différents paramètres tels que les compétences en matière de communication, les compétences techniques, la capacité à résoudre des problèmes, etc.

3. Les erreurs à éviter lors des entretiens de présélection

Éviter les pièges les plus courants peut grandement améliorer l’efficacité de votre entretien de présélection. Voici quelques erreurs à éviter :

Manque de préparation : Les candidats ne sont pas les seuls à devoir se préparer à l’entretien. Les intervieweurs doivent également examiner minutieusement les documents du candidat et préparer des questions pertinentes.

Manque de cohérence dans les questions : Pour que les évaluations soient équitables, il est essentiel que tous les candidats se voient poser la même série de questions de base.

La rapidité de l’entretien : Les entretiens de présélection sont généralement brefs, mais cela ne signifie pas qu’ils doivent être précipités. Prévoyez suffisamment de temps pour chaque candidat.

Négliger l’expérience du candidat : N’oubliez pas qu’un entretien va dans les deux sens. Le candidat évalue également votre organisation au cours de ce processus. Veillez à ce que son expérience soit positive, respectueuse et professionnelle afin d’améliorer votre image de marque en tant qu’employeur.

L’intégration de ces meilleures pratiques dans votre processus d’entretien de présélection peut améliorer considérablement votre stratégie d’embauche.

Conclusion

Revenons à l’essence même des entretiens de présélection : un outil puissant dans votre stratégie de recrutement, agissant comme un tamis pour identifier les meilleurs talents et accélérer le processus de recrutement. Il vous permet d’économiser des ressources précieuses telles que le temps et le capital, tout en garantissant un vivier de candidats parfaitement en phase avec l’éthique de votre entreprise et les exigences du poste.

N’oubliez pas qu’un entretien de présélection efficace ne consiste pas simplement à poser des questions. Il s’agit de :

1. Utiliser des questions standardisées dans un souci d’équité et de cohérence,
2. Se préparer de manière adéquate pour évaluer efficacement les candidats,
3. En évitant les pièges les plus courants.

Cet article est une boussole qui vous guidera pour mener à bien les entretiens de présélection. Il vous appartient maintenant d’utiliser ces informations pour affiner vos techniques et optimiser votre stratégie de recrutement.