Le télétravail : comment s’adapter à cette nouvelle réalité?

Miriam Groom, VP Sales & Marketing
Miriam Groom

20 mai 2020 • Temps de lecture estimé : 8 mins

Tout au long de l’histoire de l’humanité, nous avons pu constater que l’être humain parvient à surmonter l’adversité grâce à son sens de la créativité et de la persévérance. Bien que nous sachions que la pandémie de COVID-19 prendra fin éventuellement, nous continuons, au moment d’écrire ces lignes, de traverser un purgatoire existentiel.

 

De multiples questions demeurent sans réponses au sujet de la reprise économique, et bon nombre d’entreprises doivent s’attendre à travailler différemment au cours des semaines, des mois, voire des années à venir. Il est même à supposer que cette crise bouleversera à jamais le mode de fonctionnement des organisations.

Grâce à la technologie, de nombreuses entreprises peuvent continuer à fonctionner en comptant sur le télétravail. Cette pratique réduit considérablement la propagation du virus, tout en permettant aux travailleurs de continuer à générer des résultats. Toutefois, cette méthode de travail présente certains inconvénients. Par exemple, le fait de remplir simultanément les rôles parental et professionnel relève presque de l’impossible. De plus, maints emplois nécessitent que les employés soient sur le terrain. Enfin, un certain niveau de collaboration et d’adhésion à la culture d’entreprise [ML1] peut tendre à se dissiper lorsque l’ensemble du personnel travaille à distance. Malgré tout, il existe une foule d’avantages au télétravail et en période de pandémie, il s’agit à peu près de la seule option viable. En ce sens, une étude suggère que les entreprises qui autorisent le travail à distance affichent un roulement de personnel de 25 % inférieur à celui des entreprises qui ne le permettent pas.

Les organisations qui, auparavant, n’accommodaient pas les employés désireux de travailler à distance se démènent aujourd’hui pour mettre à profit cette nouvelle dynamique. Afin de gérer avec succès une entreprise où un grand nombre d’employés travaillent à domicile, les organisations doivent s’assurer qu’elles disposent de la bonne technologie logicielle, en plus de mettre en œuvre une cybersécurité plus avancée et de créer des directives strictes pour les employés.

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Des infrastructures pour faciliter le télétravail

Bien que nous soyons en 2020, de nombreuses entreprises ne disposent toujours pas de systèmes basés sur l’infonuagique afin de permettre aux employés de se connecter à domicile. Une restructuration majeure de la part de la direction et du service informatique est essentielle afin de faire en sorte que les équipes soient confortablement installées pour travailler à distance. Cependant, si le personnel ne peut pas prendre les appels, consulter les courriels et accéder aux renseignements nécessaires à partir de la maison, il est grand temps de remédier au problème.

Les entreprises concernées doivent envisager de rencontrer une équipe informatique afin de s’assurer que les fournisseurs de services Internet et les systèmes logiciels offrent une bande passante assez large pour accueillir un grand nombre d’employés en ligne en même temps. La direction doit également prendre le temps d’explorer la panoplie d’outils de collaboration en ligne créés spécifiquement pour le travail à distance. Slack est un exemple de programme très populaire auprès des entreprises, mais il existe de nombreuses autres options. Une fois la nouvelle structure mise en place, les équipes devront être formées afin de l’utiliser à bon escient.

Les outils technologiques qui facilitent le télétravail aident non seulement les entreprises à surmonter la tempête causée par la COVID-19, mais ils offrent également aux futurs employés la possibilité de travailler à domicile en cas de maladie ou de concilier travail et famille s’ils ont des enfants. De plus, ils permettent de travailler plus efficacement avec des pigistes et des sous-traitants. 

L’importance de renforcer la sécurité 

Avec l’augmentation massive du nombre de personnes exerçant des activités professionnelles et de loisirs en ligne pendant l’épidémie, la cybersécurité est devenue un enjeu d’autant plus important. Les employés doivent être invités à modifier leurs mots de passe afin d’en renforcer la confidentialité, et à utiliser les versions les plus récentes des logiciels. Selon une entreprise de sécurité, les organisations ont tout intérêt à respecter les conseils suivants :

  • En tout temps, il est recommandé d’utiliser un RPV comme moyen de connexion entre les travailleurs à distance et le réseau interne de l’organisation. Cela prévient les attaques d’intercepteurs à partir d’autres emplacements. 
  • Le contrôle de l’utilisation de périphériques externes tels que le stockage USB et les autres types de périphériques est indispensable.
  • Les employés doivent pouvoir accéder aux services de messagerie et d’infonuagique à partir de leur appareil personnel.
  • Il est important d’appliquer la même politique de sécurité des terminaux pour les anti-maliciels, les pare-feu et tout logiciel du même type que pour les périphériques gérés par l’organisation. Si nécessaire, il est possible de fournir aux employés une licence offrant les mêmes solutions que les appareils appartenant à l’organisation. Pour obtenir des licences supplémentaires, il est suggéré de communiquer avec le fournisseur; celui-ci sera peut-être en mesure de proposer des solutions adaptées pour couvrir les besoins de l’entreprise pendant la pandémie. 
  •   Il est conseillé de limiter la possibilité de stocker, de télécharger ou de copier des données. Une violation de données peut survenir à partir de n’importe quel appareil contenant des données sensibles de l’entreprise.
  • En envisageant l’utilisation de machines virtuelles pour fournir un accès au réseau de l’entreprise, cela maintient l’employé dans un environnement contrôlé et limite l’exposition à l’environnement domestique. Bien qu’elle soit plus complexe à mettre en place, cette solution constitue une option plus efficace à long terme.

Il est à noter que de telles pratiques seront utiles à une entreprise bien au-delà de la période de la pandémie, soit pour de nombreuses années à venir.

Nouvelles règles et directives sur le travail à domicile

Quand il s’agit de travailler à domicile, les séances de formation et la communication sont de mise. Les employés devraient être en mesure de maîtriser les logiciels utilisés pour effectuer leur travail à distance, en plus d’avoir la certitude que leur travail est reconnu. La direction peut également prendre certaines mesures pour atténuer les sentiments d’isolement et de désorientation qui découlent parfois du télétravail.

Donner le ton : Il est possible de préserver une culture d’entreprise, même en ligne. Pour ce faire, le ton et le style de communication d’une entreprise doivent être bien établis et utilisés dans toutes les communications. Il est primordial de former les membres de la direction à cet effet afin d’assurer une communication cohérente à tous les niveaux.

Dans un environnement de bureau conventionnel, les employés peuvent souvent se présenter de manière plutôt décontractée aux gestionnaires et aux collègues, et la communication peut même prendre la forme d’un signe de tête ou d’un sourire. En ligne, le langage corporel n’existe pas, et les employés doivent donc apprendre à communiquer avec le bon ton et à doser la fréquence des échanges. Il est important de garder en tête que tout le monde n’est pas un millénarial capable de saisir le sens des émoticônes. Ainsi, un style de communication plus professionnel est indiqué, notamment pour les mises à jour de statut, les mémos et le travail collaboratif.

Favoriser les échanges quotidiens : Afin de limiter le sentiment d’isolement, les équipes doivent s’adonner à des réunions virtuelles, même si elles ne durent que 10 minutes par jour. Les échanges quotidiens en tête-à-tête permettent notamment aux employés de rester à jour en matière de production, tout en les gardant connectés à l’entreprise. Les vidéoconférences constituent un moyen efficace d’y parvenir, mais un simple appel vocal peut également apporter un côté humain aux communications, malgré le fait que les messages texte semblent si pratiques en comparaison.

Offrir des conseils pratiques : Ceux-ci permettent aux employés de mettre en place un horaire et un environnement de télétravail sains. De nombreux pigistes sont passés maîtres dans l’art du travail à domicile, mais ceux qui sont subitement contraints à la situation peuvent rencontrer certaines difficultés d’adaptation.

Les entreprises qui parviennent à fonctionner alors que tous leurs employés travaillent à domicile peuvent se compter privilégiées en cette période de crise. Pour celles qui s’efforcent d’instaurer de bonnes pratiques de télétravail, les changements apportés leur seront utiles dans l’avenir puisqu’en 2020, la plupart des gens sont en quête de flexibilité, et ce, même dans des conditions favorables.

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Miriam Groom

Miriam Groom est une psychothérapeute industrielle et organisationnelle de renommée nationale et une stratège en ressources humaines spécialisée dans la gestion stratégique et novatrice des talents.